Ajanhallinta etätöissä – Kuinka luoda tehokas etätyöpäivän aikataulu?

Etätöiden vallattua koko maailman ovat niin työntekijät ja opiskelijat kuin yrittäjät ja pomotkin joutuneet harjoittelemaan uudenlaisia työtapoja. Ajanhallinta on yksi vaikeimmista etätöiden haasteista.

Sinäkin olet saattanut ajautua ajanhallinnan ongelmiin. Ehkä lounastauko on venähtänyt sohvalla makoiluksi ja lempisarjasi katsomiseksi. Tai sitten et ole huomannut ajankulua ja työpäiväsi on venynyt myöhään yöhön. Ajanhallinta on kaiken A ja O etätöiden tekemisessä. Pahimmissa tapauksissa etätöihin jääneet eivät saa yhtään mitään tehtyä tai he kuluttavat itsensä loppuun muutamassa viikossa, joka johtaa pitkään työuupumuksen aiheuttamaan sairaslomaan.

Kun ajanhallinta on laitettu kuntoon, parhaimmillaan etätöiden tekeminen on vähintään yhtä tehokasta sekä rattoisampaa kuin oikeissa töissä käyminen!

Mitä taukoja pitäisit perinteisissä lähitöissä?

Aloita kerää listaa niistä tauoista, joita pitäisit normaalina työpäivänä. Ja muista lisätä listalle aivan kaikki vessatauoista lähtien! Osa töiden lomassa pidetyistä tauoista unohtuu helposti. Esimerkiksi käykö sama työkaveri joka päivä toimistollasi ja vaihdatte hetken aikaa kuulumisia? Tai ehkä käyt hakemassa lisää kahvia ja samalla jutustelet kahvikoneen äärellä työkavereidesi kanssa työpaikan uusimmista juoruista? Nämäkin ovat omanlaisiaan taukoja, vaikka et niitä virallisena taukona merkkaakaan työaikatauluusi.

Totuus on, että vain harva meistä oikeasti tekee töitä koko työpäivän ajan. Kotona et voi ”vahingossa” viettää sopivan mittaisia taukoja kesken työpäivän. Kahvin hakeminen ei keskeydy työkavereiden jutusteluun ja kukaan ei tule keskeyttämään päivääsi vain vaihtaakseen kuulumisia. Eli sinun täytyy itse luoda pieniä sopivan mittaisia taukoja päivääsi!

Kun olet luonut listan normaalin työpäiväsi tauoista, yritä seurata näitä taukoja myös etätyöpäivässäsi.

Pomodoro-tekniikka ajanhallinnan apuna

Jos sinulla on vaikeuksia luoda omia taukoja etätyöpäivään, tarvitset apua. Esimerkiksi taukosi saattavat vahingossa venyä monen tunnin mittaisiksi laiskotteluhetkiksi tai sitten yksinkertaisesti unohdat pitää päättämäsi tauot. Ajanhallinnan erilaisia tekniikoita ja teorioita löytyy aivan loputtomasti. Pomodoro-tekniikka on yksi suosituimmista ja käytännöllisimmistä.

Pomodoro-tekniikka:

• Aseta 25 minuutin pituinen ajastin, jonka aikana teet tehokkaasti töitä. Ei taukoja!

• Aseta heti edellisen ajastuksen perään 5 minuutin ajastin. Pidä tauko ja älä ajattele töitä!

• Aseta uusi 25 minuutin ajastin tehokkaalle työajalle.

• Ja taas 5 minuutin tauko.

• Toista tätä koko työpäivän ajan. 4 sykliä (eli yhteensä 2 h) työskentelyn jälkeen pidä vähintään 20 minuutin tauko.

Kokeile Pomodoroa muutaman työpäivän aikana. Älä kuitenkaan hätäile, jos se ei lähde toimimaan sinulla tai ei tunnu luonnolliselta. Voit joko itse muuttaa Pomodoron aikavälejä sinulle sopiviksi tai sitten tehdä hieman tutkimusta ja löytää itsellesi sopivamman ajanhallinnan tekniikan.

Suunnittele ja priorisoi työtehtävät

Tehokas etätyöpäivä ei koostu pelkästään tauoista ja työnteosta sopivassa suhteessa. Sinun täytyy myös osata priorisoida työtehtäviäsi eli tietää, mistä aloittaa ja missä järjestyksessä tehdä eri työt.

Aloita jokainen työpäivä muutaman minuutin suunnitteluhetkellä. Päätä mitä työtehtäviä aiot tehdä ja missä järjestyksessä. Anna tämän suunnitelman elää läpi koko työpäivän (koskaan ei tiedä, mitä yllättäviä töitä saatat saada keskellä päivää!), mutta pyri noudattamaan sitä parhaasi mukaan.

Myös työpäivän suunnitteluun ja priorisointiin löytyy monia erilaisia tekniikoita, joilla helpotat ajanhallintaa. Voit käyttää perinteistä kalenteria tai to do -listoja. Yksi tämän hetken suosituimmista tekniikoista on Eisenhowerin laatikko niminen priorisointitekniikka.

Eisenhowerin laatikko:

• Jaa paperi neljään osaan.

• Anna osille nimet: Tärkeää & kiireellistä, Ei tärkeää & kiireellistä, Tärkeää & ei kiireellistä, Ei tärkeää & ei kiireellistä

• Jaa kaikki työtehtäväsi näihin alueisiin.

Kun olet jakanut työsi näihin neljään kategoriaan, on työpäivään helppoa lähteä. Aloita tietenkin tärkeästä ja kiireellisestä. Ei tärkeä ja kiireellinen taas on helppoa delegoida muille tai jättää tehtäväksi tärkeämpien kiireellisten töiden lomassa/jälkeen. Tärkeä ja ei kiireellinen puolestaan tulee heti, kun olet saanut kiireellisen työt pois päiväjärjestyksestä. Viimeinen kategoria ”ei tärkeää ja ei kiireellistä” on lähinnä töille, jotka tulisi tehdä joskus, mutta maailma ei kaadu niiden jäädessä ikuisesti tekemättömiksi.

Mitä työtehtäviä tehdä yhden työpäivän aikana?

Oletko päättänyt suunnitella työpäiväsi ja priorisoida tärkeimmät työt ensimmäisiksi, mutta et ole varma mihinkä edetä seuraavaksi? Jos tehtävälistasi on metrien mittainen ja kaikki työt tuntuvat aivan yhtä tärkeiltä, saattaa etätyöpäivien suunnittelu pysähtyä kokonaan. Tässä sinulle tärkeä muistisääntö: älä valitse liikaa suuria urakoita yhdelle päivälle!

Jos päätät tehdä useamman suuren työn saman päivän aikana, luultavasti arvioit väärin ajankäyttösi. Suuremmat ja tärkeämmät projektit vaativat myös enemmän energiaasi. Kun valitset päivääsi vain yhden suuren projektin, pystyt todella antamaan sille kaikkesi. Noudata esimerkiksi 1 – 3 – 5 -tekniikkaa, kun valitset työtehtäviä etätyöpäivään.

1 – 3 – 5 tekniikka:

• Valitse työpäivälle 1 suurempi projekti (joka jakautuu moneen pienempään osaan)

• Valitse työpäivälle 3 keskikokoista työtehtävää

• Valitse työpäivälle 5 pientä työtehtävää (näitä et pysty edes jakamaan pienempiin osiin, esim. sähköpostin lähettäminen)

Jaa suuret projektit pienempiin osiin

Jos olet noudattanut tässä artikkelissa mainittuja tekniikoita, sinua odottaa työpäiväsi aikana yksi suurempi projekti. Nyt on aika jakaa projekti pienempiin helpommin hallittaviin osiin. Tämä vinkki on tärkeä myös projekteille, jotka kestävät useampia päiviä tai mahdollisesti jopa viikkoja.

Projektin jakamisella osiin on monia hyötyjä. Ensinnäkin työn tekemisen kynnys on matalampi, kun urakan lopputulos ei näytäkään mahdottoman suurelta. Tiedät heti, mistä lähteä liikkeelle etkä ikinä joudu pohtimaan ”mitä seuraavaksi?”, koska sinulla on lista kaikista vaadittavista työtehtävistä valmiina.

Toinen projektin osiin jakamisen hyöty on, että siitä tulee huomattavasti helpompaa jakaa useammalle ihmiselle etätöissä. Valitettavasti etätöissä töiden tekeminen yhdessä on vaikeampaa kuin lähitöissä. Jokainen työntekijä joutuu työskentelemään itsenäisemmin. Kun projekti on jaettu moniin osiin, on nämä osat helppoa jakaa eri työntekijöiden kesken.

Kolmas projektin jakamisen hyöty liittyy nimenomaa ajanhallintaan. Suureen projektiin kestävää aikaa on lähes mahdotonta arvioida tarkasti. Kun sen sijaan tiedät kaikki projektin pienemmät osaset, pystyt arvioimaan niihin kestävän ajan ja tätä kautta arvioimaan koko projektiin tarvittavan ajan. Lisäksi pienet osat on helpompaa osaksi työpäiväsi suunnitelmaa.

Keskity yhteen asiaan kerrallaan

Olet suunnitellut työpäiväsi, mahtavaa! Ajanhallinta ei kuitenkaan ole pelkkää suunnittelua ja kellon tuijotusta. Tärkeää on myös se, kuinka teet töitä ja kuinka käytät aikasi. Monet ihmiset sortuvat multitaskaamiseen eli monien työtehtävien tekemiseen yhtä aikaa. Tämä sopii joillekin, mutta useimmille työntekijöille siitä on vain haittaa. Erityisesti etätöitä tehdessä, kun saatat vahingossa alkaa hoitaa kotitöitä pyykistä tiskaamiseen työtehtävien ohessa. Työpäivän aikana kuuluu keskittyä nimenomaa töihin!

Kun olet valinnut tehtäväksi yhden työn, keskity nimenomaa siihen työhön. Ja mikä tärkeintä, keskity siihen työhön, kunnes olet saanut sen tehtyä. Tämä on helpommin sanottu kuin tehty. Saatat saada sähköpostissa uuden jännittävämmän idean tai ehkä kyseinen työtehtävä tuntuu vain liian tylsältä jatkettavaksi. Harjoittele! Tässä on salaisuus keskittymiseen.

Aloita aivan pienestä ja yksinkertaisesta. ”Nyt minä keskityn tähän työhön 5 minuuttia.” Älä anna ajatustesi harhailla. Kun viiden minuutin keskittyminen yhteen tehtävään, ilman että aivot harhailevat muualle, tuntuu lastenleikiltä, ala pidentää työtehtävään keskityttävää aikaa.

Aloita helposta ja etene ajanhallinnan mestariksi

Etätöiden tekeminen ei ole helppoa, jos olet tottunut perinteiseen työntekoon. Toisaalta ei se ole mahdotontakaan. Sinun täytyy vain opetella uudenlaiset työtavat osaksi arkeasi. Älä syytä itseäsi liikaa, jos mokaat yhtenä työpäivänä ja unohdut selailemaan julkkisjuoruja muutamaksi tunniksi tai myöhästyt tärkeästä deadlinesta, koska vain unohdit tehdä siihen vaadittavat työt.

Aloita pienillä helpoilla askelilla ja seuraa työntekoasi kuin vahtisit pikkulasta. Hiljalleen etätöiden ajanhallinnasta tulee normaalia arkea, eikä sinun tarvitse enää edes miettiä, kuinka pitää itsesi oikeilla raiteilla töitä tehdessä. Ota käyttöösi esimerkiksi tässä artikkelissa mainitut ajanhallinnan tekniikat ja etene etätöiden mestariksi!